Níveis de descrição

Para ser possível ao utilizador obter uma visão do conjunto dos documentos, a descrição em Arquivos utiliza técnicas multi-nível, desce do geral ao particular, usando os seguintes níveis de descrição:

FUNDO

É o nível mais importante. Um fundo é um conjunto de documentos criados organicamente e/ou acumulados e utilizados por uma pessoa invidual ou colectiva no exercício das suas funções e actividades. A determinação de um fundo deve respeitar o princípio da proveniência.

SUB-FUNDO

Corresponde a uma unidade arquivística com suficiente autonomia, orgânica e/ou funcional para produzir documentação.

SECÇÃO (SC)

Constitui uma sub-divisão orgânico e/ou funcional do FUNDO.

SUB-SECÇÃO (SSC)

Corresponde a uma sub-divisão orgânico e/ou funcional de uma SECÇÃO.

SÉRIE (SR)

Corresponde a uma unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação da informação. Em princípio, os documentos de cada série deverão corresponder ao exercício de uma mesma função ou actividade, dentro da mesma área de actuação.

SUB-SÉRIE (SSR)

É uma sub-divisão da SÉRIE.

PROCESSO

Unidade organizada de documentos juntos, quer para utilização corrente pelo seu produtor, quer no decurso da organização de um fundo, porque se referem a um mesmo tema, actividade ou transacção, sujeito a tramitação própria, normalmente regulamentada.

DOCUMENTO

A mais pequena unidade arquivística intelectualmente indivisível.